Telepraca – przyszłość czy abstrakcja?

Autor: Albert Rejdych


W ostatnim czasie – w związku z zagrożeniem epidemicznym – w zakładach pracy powszechnie przyjęto system pracy zdalnej. Definiuję się ją jako wykonywanie obowiązków wynikających z zatrudnienia poza siedzibą pracodawcy, najczęściej w domu. Praca we wskazanej formie często powstaje wskutek nieformalnych i ustnych ustaleń między przełożonym a pracownikiem w ramach tych samych praw i obowiązków, jakie są określone przy wykonywaniu pracy w siedzibie pracodawcy. Brak jednoznacznej regulacji prawnej w wyżej wskazanym zakresie pracy budzi jednak wiele wątpliwości.

Nie można jednoznacznie stwierdzić, iż wykonywanie pracy zdalnej nie zostało uregulowane w polskim systemie prawnym. Co więcej, zarówno krajowe ustawodawstwo, jak i regulacje prawne państw Unii Europejskiej, przewidują wykonywanie pracy we wskazanym trybie, którą postrzega się jako „telepracę”. Zauważyć należy, że nie zawsze praca zdalna będzie telepracą. Celem niniejszego artykułu jest zatem opisanie oraz przybliżenie charakterystyki świadczenia pracy w formie telepracy w odróżnieniu od pracy zdalnej.


Telepraca i telepracownik

Instytucja telepracy została wprowadzona do polskiego systemu prawnego wraz z nowelizacją kodeksu pracy z dnia 24 sierpnia 2007 roku. W uzasadnieniu projektu wskazano, że telepraca, jako forma elastycznego zatrudnienia, umożliwi pracownikowi godzenie życia zawodowego i rodzinnego. Podkreślano również, iż proponowana forma świadczenia pracy wpłynie w sposób pozytywny na aktywność zawodową osób, które są niepełnosprawne, mają obowiązki rodzinne, łączą pracę z nauką, mieszkają w miejscowości oddalonej od miejsca pracy lub zatrudnieni są w więcej niż jednym zakładzie. Zgodnie z art. 675 kodeksu pracy telepracą nazywa się regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Wspomniana ustawa definiuje pojęcie „środków komunikacji elektronicznej”, wskazując, że są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne oraz współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. Środkami komunikacji elektronicznej będą zatem wszelkiego rodzaju ogólnodostępne bądź wewnątrzzakładowe komunikatory i platformy służące do indywidualnego kontaktowania się telepracownika z pracodawcą. Warto wspomnieć, iż zgodnie ze zdaniem wyrażonym w orzecznictwie środkiem komunikacji elektronicznej nie jest faks. Niniejsze stwierdzenie zostało jednak wydane na gruncie art. 391 § 1 pkt 1 kodeksu postępowania administracyjnego, który mówi o niedopuszczalności uznania za dokument elektroniczny kopii wysłanej za pomocą faksu. Analizując wskazaną wyżej kwestię pod kątem przepisów dotyczących telepracy, wydaję się, że właściwie nic nie stoi na przeszkodzie, aby telepracownicy przesyłali pracodawcy efekty swojej pracy między innymi za pomocą faksu, bo finalnie liczy się rezultat pracy, a nie środek przekazu, jakim ten rezultat przedstawiono pracodawcy.

Charakterystyczną cechą wykonywania pracy w formie telepracy jest regularność jej wykonywania poza siedzibą pracodawcy, przy czym niekoniecznie musi być ona wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika. Telepracownik wykonuje obowiązki wynikające ze stosunku pracy w okresie wskazanym w porozumieniu o wykonywaniu pracy w formie telepracy lub w umowie o pracę. Sporadyczne wykonywanie codziennych zadań poza siedzibą pracodawcy na podstawie decyzji lub zarządzenia o delegowaniu pracowników do nieregularnego świadczenia pracy w systemie zdalnym/rotacyjnym stanowi jedynie modyfikację podstawowej organizacji pracy i nie może być rozpatrywane w kategorii „kodeksowej” telepracy. Definicja „telepracownika” jest natomiast ściśle powiązana z definicją telepracy i stanowi, że jest to osoba wykonująca pracę w wyżej wskazanych warunkach, przekazująca pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Analizując przedstawione cechy, charakterystyczne dla telepracy, można wysnuć wniosek, iż przecież występują stanowiska pracy, na których świadczenie pracy w tej formie z racji ich specyfiki jest praktycznie niemożliwe bądź z innych względów niedopuszczalne. Jako telepracowników wskazuje się najczęściej osoby zatrudnione na posadach związanych z finansami, tłumaczy, menadżerów, architektów, projektantów, naukowców i inne osoby, których zakres obowiązków naznaczony jest w szczególności stałym wykonywaniem pracy przy pomocy środków elektronicznych. Warto podkreślić, iż rozwój rozmaitych komunikatorów pozwalających na organizowanie telekonferencji itp. umożliwił również świadczenie pracy w formie telepracy osobom, których zakres obowiązków wymaga współpracy grupowej.


Jak zostać telepracownikiem?

Realia świadczenia telepracy u danego pracodawcy ustalone są w porozumieniu albo regulaminie, gdzie określa się między innymi pracowników, którzy mogą świadczyć pracę w tej formie, sposoby rozliczania się telepracownika z wykonanej pracy, zasady kontroli telepracownika w miejscu wykonywania pracy, kwestie związane z ubezpieczeniem powierzonego telepracownikowi mienia, zasady pokrywania kosztów związanych z serwisem i eksploatacją sprzętu, a także ustalenia dotyczące ekwiwalentu za korzystanie z prywatnej aparatury. Należy pamiętać, że postanowienia regulaminów i porozumień w sprawie stosowania telepracy nie mogą nakładać na pracownika obowiązków nieprzewidzianych w aktach wyższego rzędu, takich jak kodeks pracy, inne akty prawa powszechnie obowiązującego czy układy zbiorowe.

Wykonywanie pracy w formie telepracy jest dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej bez względu na to, czy u danego pracodawcy przyjęto porozumienie bądź regulamin w sprawie stosowania telepracy. Pracownik i pracodawca mogą też uzgodnić, że praca będzie wykonywana w warunkach telepracy już w czasie zawierania umowy o pracę. Przepisy wskazują, że pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy. Nieco inaczej wygląda sytuacja pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej (w przypadku ciąży powikłanej), a także pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz. U. z 2019 r. poz. 473). W tym przypadku ustawa wskazuje wprost, iż pracodawca musi uwzględnić jego wniosek, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Sytuacja takiej osoby świadczącej pracę jest także o tyle uprzywilejowana, że przepisy wprost wymieniają podstawy pozwalające na nieuwzględnienie wniosku, a poinformowany o ich wystąpieniu pracownik ma większe możliwości wykazania niewłaściwej argumentacji pracodawcy. Przykładowo, nie będzie miał możliwości zatrudnienia w formie telepracy pracownik, który pracuje w firmie, gdzie pracodawca nie korzysta z środków komunikacji elektronicznej lub zakres jego obowiązków uniemożliwia wykonywanie pracy w tej formie (ochroniarz, pracownik fizyczny itp.) Należy jednak podkreślić, iż zgodnie z utrwaloną linią orzecznictwa dla ewentualnego stwierdzenia, że dany pracownik wykonywał pracę w formie telepracy, nie jest konieczne spełnienie wyżej wskazanych formalnych warunków związanych z zawarciem umowy o telepracę czy złożeniem wniosku o wykonywanie pracy w tej formie, a wystarczy rzeczywiste wykonywanie pracy w warunkach dla niej przewidzianych.

W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania dalszej pracy w tej formie i przywrócenie poprzednich warunków. Zadaniem stron jest określenie terminu, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, jednak nie może być on dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli natomiast wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie wskazanego trzymiesięcznego okresu, pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić ten wniosek. Po jego upływie pracodawca może także przywrócić pracownika do poprzednich warunków wykonywania pracy w trybie wypowiedzenia zmieniającego.


Sytuacja prawna pracodawcy i telepracownika

W pierwszej kolejności warto przytoczyć klasyczną definicję stosunku pracy podaną w art. 22 § 1 kodeksu pracy wskazującą, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Porównując wskazaną wyżej definicję stosunku pracy z definicją telepracy, należy zatem stwierdzić, iż telepraca jest tylko pewną szczególną modyfikacją klasycznego stosunku pracy, charakteryzującą się możliwością wykonywania pracy poza zakładem.

Pracodawca na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników ma obowiązek umożliwić telepracownikowi przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, a także z zakładowych obiektów socjalnych oraz prowadzonej działalności socjalnej. Należy zatem podkreślić, iż telepraca nie może być pretekstem do izolacji pracownika od współzatrudnionych, jednak bez wątpienia może stanowić korzystne rozwiązanie (przy jednoczesnym zachowaniu wyżej wskazanych gwarancji) w sytuacji, gdy pracownik nie odnajduje się w grupie współzatrudnionych.

Specyfika wykonywania pracy poza zakładem pracodawcy zmusiła ustawodawcę do dokonania dodatkowej regulacji, związanej przede wszystkim z koniecznością doprecyzowania zasad rzeczywistego, technicznego umożliwienia wykonywania pracy w tej formie przez telepracownika, jego kontroli oraz przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. W związku z tym pracodawca ma obowiązek wyposażyć pracownika w narzędzia potrzebne do wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. Jeżeli więc, przykładowo, praca telepracownika polega na wykonywaniu schematów i obliczeń finansowych, zadaniem pracodawcy jest wyposażenie pracownika w odpowiednio skonfigurowany sprzęt elektroniczny, dzięki któremu pracownik może skutecznie wykonywać swoje obowiązki, ale również taki sprzęt, który umożliwia telepracownikowi rozliczanie się z wykonanych zadań i możliwość nawiązania kontaktu z pracodawcą oraz odpowiednimi komórkami organizacyjnymi w zakładzie pracy. Z punktu widzenia przepisów kodeksu pracy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy nie jest bez podstaw pogląd wyrażony w doktrynie, iż pracodawca oprócz sprzętu komputerowego ma także obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiednie artykuły biurowe, takie jak spełniające zasady ergonomii biurko czy krzesło. Pracodawca musi także pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, udzielić niezbędnych informacji w zakresie jego obsługi, a także ubezpieczyć sprzęt.

Wskazane wyżej reguły nie mają jednak charakteru bezwzględnego, gdyż ustawodawca dopuścił możliwość ich odmiennego uregulowania w dodatkowej umowie między stronami. Ustalenia te mogą dotyczyć, przykładowo, zakresu ubezpieczenia i zasad wykorzystywania przez telepracownika sprzętu stanowiącego jego własność, a także reguł porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby telepracownik wykonywał obowiązki przy pomocy sprzętu prywatnego, jeżeli oczywiście odpowiada to przepisom związanym z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz umożliwia pełne i produktywne wykonywanie obowiązków. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwolniony od podatku dochodowego ekwiwalent pieniężny, przy którego ustaleniu bierze się pod uwagę przede wszystkim zakres zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału.


Kontrola telepracownika

Nie ulega wątpliwości, że już z samej klasycznej definicji stosunku pracy – a konkretnie z faktu podporządkowania pracowniczego – wynika, że pracodawca ma prawo do kontroli prawidłowości wykonywania pracy swojego pracownika. Co więcej, przepisy kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek kontroli dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie wykonywania przez pracowników wydanych przez niego poleceń. Ze względu na fakt, że telepraca wykonywana jest poza zakładem pracy, konieczne było szczególne uregulowanie kwestii kontroli pracownika wykonującego pracę w tej formie.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, iż zakres kontroli wskazany w art. 6714 kodeksu pracy obejmuje wykonywanie pracy przez telepracownika (a więc, przykładowo, prawidłowość jej wykonywania zgodnie z poleceniami przełożonego) bądź sam fakt przystąpienia do jej wykonywania, prawidłowość przestrzegania przepisów BHP przez telepracownika, a także kontrolę w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu oraz jego instalacji. Jeżeli telepraca wykonywana jest w innym miejscu niż dom telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę bez zgody podwładnego. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy telepracownik pracuje w domu – jednak tylko wtedy, kiedy kontrola jest wykonywana za pomocą środków komunikacji elektronicznej (takich jak poczta elektroniczna, komunikatory internetowe czy indywidualne systemy działające w danym zakładzie pracy). W powyższym przypadku nie dochodzi wtedy do naruszenia prywatności telepracownika. Wątpliwości nasuwa natomiast sposobność osobistej kontroli dokonanej przez pracodawcę w miejscu zamieszkania telepracownika w wypadku, gdy telepraca jest wykonywana w jego domu. Zgodnie bowiem z literalnym brzmieniem przepisu art. 6714 § 2 kodeksu pracy w takiej sytuacji przełożony lub wyznaczona przez niego osoba mają prawo przeprowadzić kontrolę dopiero za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, lub podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość (czyli np. przez pocztę elektroniczną, Messenger, WhatsApp).

Celem tej regulacji jest ochrona prywatności pracownika związanej z otoczeniem domowym i rodzinnym. Ciężko jednak wyobrazić sobie na gruncie prawa pracy sytuację, w której przełożony pozbawiony jest możliwości sprawowania kontroli nad pracownikiem i to tym bardziej, iż, przykładowo, z zakresu BHP przepisy prawa wręcz go do tego zobowiązują. W doktrynie wskazuje się zatem trafnie, iż powyższa regulacja determinuje każdorazowe wykonanie kontroli nie od wyrażenia zgody przez telepracownika, a od ustalenia między przełożonym a telepracownikiem terminu takiej kontroli, tak by upoważniona do tego osoba nie przeprowadziła jej w sposób niezapowiedziany, co rzeczywiście stanowiłoby naruszenie prywatności zatrudnionego w formie telepracy. Co więcej, podkreśla się, że brak zgody telepracownika na przeprowadzenie kontroli może stanowić podstawę do obniżenia wynagrodzenia na podstawie art. 80 kodeksu pracy, a nawet być przesłanką rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę z winy pracownika i bez wypowiedzenia w trybie art. 52 kodeksu pracy (dyscyplinarnie).

Odnosząc się natomiast do wspomnianej kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy – jeżeli praca wykonywana jest w domu telepracownika, pracodawca wykonuje wszystkie obowiązki określone w kodeksie pracy, z wyjątkiem obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, obowiązków nałożonych na pracodawcę w razie przebudowy zakładu pracy oraz konieczności zapewnienia środków i urządzeń higieniczno-sanitarnych w zakładzie pracy. Trudno wymagać od pracodawcy, aby kontrolował porządek i czystość w miejscu zamieszkania telepracownika. Pracodawca określa ponadto zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadza, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie, a telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z wskazanymi przez pracodawcę zasadami ochrony danych oraz jest zobowiązany do ich przestrzegania.


Home office/praca zdalna a telepraca

Dokonując rozważań w zakresie telepracy – a więc jedynej szczegółowo uregulowanej przez polskie prawo pracy formy wykonywania pracy zdalnie – trzeba również wspomnieć o charakterystyce wykonywania pracy w systemie „home office/pracy zdalnej”, tym bardziej, iż od jakiegoś czasu praca zdalna ma powszechne zastosowanie w praktyce.

Wykonywanie pracy w trybie home office nie różni się w gruncie rzeczy od świadczenia jej w formie telepracy. W obu przypadkach zadaniem pracownika jest wykonywanie obowiązków poza siedzibą pracodawcy – najczęściej w miejscu jego zamieszkania. Nie da się także ukryć, iż – podobnie jak ma to miejsce przy telepracy – pracownik świadczący pracę w trybie home office wykonuje zadania i przekazuje rezultaty swojej pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Istotną różnicą jest np. forma rozpoczęcia wykonywania pracy w danym trybie. Jak wskazano wyżej, w przypadku telepracy mamy do czynienia ze sformalizowaną procedurą, związaną m.in. z ustaleniem porozumienia w sprawie stosowania telepracy czy koniecznością złożenia wniosku przez telepracownika. Wykonywanie pracy w trybie zdalnym charakteryzuje natomiast mocno uproszczona – zazwyczaj ustna i nieformalna – procedura delegowania pracownika do świadczenia pracy w miejscu jego zamieszkania. W gruncie rzeczy pracodawca rezygnuje z możliwości sprawowania rzeczywistej kontroli nad pracownikiem, oczekując w zamian dostarczenia przez niego namacalnych efektów świadczonej przez niego pracy.

Jak wcześniej wspomniałem, telepracę charakteryzuje także regularność świadczenia pracy poza siedziba pracodawcy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby telepracownik świadczył pracę w formie telepracy np. od poniedziałku do środy, zaś w czwartek i piątek pracował w normalnym trybie. Lecz musi to być z góry określone w umowie lub porozumieniu. Zaprzestanie stosowania telepracy także zostało uregulowane w kodeksie pracy i wiąże się z koniecznością zachowania stosownych terminów. Praktyka pokazuje, iż w przypadku home office mamy do czynienia z całkowitym brakiem regularności świadczenia pracy w tej formie. Nawet jeśli co do zasady pracownik świadczy pracę w systemie zdalnym, to w każdej chwili może zostać wezwany do wykonywania pracy w siedzibie pracodawcy. Często również się zdarza, że wskutek wystąpienia pewnych okoliczności zatrudniony w tradycyjnym trybie zostaje doraźnie oddelegowany do świadczenia pracy w systemie home office, a po ich ustąpieniu powraca do pracy w siedzibie pracodawcy. Przykładowo może być tu mowa o konieczności zapobiegania rozprzestrzenianiu się epidemii, ale także sytuacji, gdy pracownik w danym okresie nie może opuścić swojego miejsca zamieszkania.

Przychylnie należy ocenić, wydawane przez pracodawców na podobieństwo porozumień w sprawie stosowania telepracy i regulaminów telepracy, „instrukcje pracy zdalnej”, które określają między innymi kwestie sposobu potwierdzenia obecności w miejscu wykonywania pracy zdalnej, rozliczania się pracownika z wykonanej pracy, ochrony danych osobowych czy sposobów komunikowania się między pracownikiem a pracodawcą. Nie ma wątpliwości, iż takowe zarządzenia mają pozytywny wpływ na organizację pracy zdalnej i w pewien sposób stabilizują nieuregulowaną przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego sytuację prawną pracodawcy i pracownika.

Zastanawiając się natomiast nad możliwością dokonania pewnych regulacji prawnych dotyczących pracy zdalnej, pod rozwagę należy poddać rozwiązanie, że w przypadku wykonywania przez pracownika pracy w systemie zdalnym stosuje się odpowiednio przepisy prawa dotyczące telepracy. Jak wskazałem wyżej, rzeczywista specyfika wykonywania pracy w obu formach jest właściwie analogiczna i polega na świadczeniu pracy poza zakładem pracy – najczęściej w domu pracownika. Można więc postawić pytanie, czy związane z telepracą regulacje dotyczące między innymi kontroli telepracownika, zasad ochrony danych osobowych czy obowiązków nałożonych na pracodawcę wobec telepracownika, nie mogłyby być w przypadku pracy zdalnej stosowane tożsamo. Kwestia ta wymaga jednak szerszej analizy.


Praca zdalna a umowa o świadczenie usług (zlecenie)